Handwerk: Termine planen, ohne den Tag zu zerreißen

Die Sorge zuerst

„Dann bucht mir jemand Dienstag 14 Uhr in Zweibrücken, obwohl ich um 15 Uhr in Kaiserslautern sein muss.“ Berechtigt – und genau der Grund, warum eine Buchungsseite ohne Einstellungen im Handwerk nicht funktioniert.

Eine gut eingerichtete Buchungsseite gibt weniger Kontrolle ab, nicht mehr: Sie legen die Regeln einmal fest, und danach kann niemand mehr etwas buchen, das dagegen verstößt. Bei einem Anruf können Sie im Stress zusagen, was nicht passt. Die Buchungsseite nicht.

Anfahrt gehört zum Termin

Ein Aufmaß dauert 60 Minuten. Im Kalender belegt es aber 120: eine halbe Stunde Anfahrt, eine Stunde Arbeit, eine halbe Stunde zurück oder weiter.

Genau das ist ein Puffer vor und nach dem Termin. Wichtig sind zwei Eigenschaften:

• Der Puffer sperrt die Zeit wirklich. Er ist kein Hinweis, sondern blockiert den Kalender.
• Der Kunde sieht ihn nicht. Er bucht 60 Minuten. Dass intern 120 belegt sind, geht ihn nichts an.

Wer überwiegend im Umkreis von zehn Kilometern arbeitet, kommt mit 15 Minuten aus. Wer den halben Landkreis abdeckt, sollte 45 einplanen. Lieber großzügig anfangen und nach zwei Monaten nachjustieren – ein zu knapper Puffer kostet mehr als ein zu großer.

Vorlauf: der wichtigste Schalter

Ein Mindestvorlauf legt fest, wie kurzfristig gebucht werden darf. Für planbare Termine sind zwei Werktage im Handwerk sinnvoll: Der Plan für morgen steht, die Tour ist gelegt, das Material ist geladen.

Damit ist auch die Notdienstfrage beantwortet: Notdienst läuft nicht über die Buchungsseite, sondern über das Telefon. Wer einen Rohrbruch hat, sucht keinen Termin. Legen Sie stattdessen eine eigene Terminart „Kurzfristige Reparatur“ ohne Vorlauf an, wenn Sie dafür feste Zeiten freihalten wollen.

Getrennte Terminarten statt eines Kalenders für alles

Der häufigste Einrichtungsfehler ist eine einzige Terminart „Termin“. Sinnvoller sind drei bis vier mit jeweils eigenen Regeln. Ein Beispiel aus dem SHK-Bereich:

Terminart	Dauer	Puffer	Zeiten	Vorlauf
Aufmaß vor Ort	60 Min.	30/30	Di und Do, 8–16 Uhr	2 Werktage
Vor-Ort-Beratung	45 Min.	30/30	Mo–Fr, 8–12 Uhr	2 Werktage
Wartung	90 Min.	30/30	Mi und Fr, max. 3 pro Tag	5 Werktage
Rückruf zum Angebot	15 Min.	0/0	Mo–Fr, 16–17 Uhr	1 Werktag

Der letzte Punkt lohnt besonders: Ein 15-minütiger Rückruf ersetzt oft eine ganze Fahrt. Viele Rückfragen zum Angebot klären sich am Telefon – wenn der Kunde einen festen Zeitpunkt hat, zu dem Sie erreichbar sind.

Tageslimit statt voller Kalender

Ohne Begrenzung kann ein Tag mit Terminen vollaufen, an dem Sie eigentlich eine Baustelle betreuen. Ein Tageslimit je Terminart – etwa höchstens drei Wartungen – hält den Tag offen.

Praktisch ist auch, Tage ganz zu sperren: Urlaub, Betriebsausflug, Inventur. Einmal eingetragen, und niemand kann etwas hineinbuchen.

Vorschlag für den ersten Monat

1. Mit einer Terminart anfangen – der, die Sie am häufigsten vergeben. Nicht mit fünf.
2. Puffer großzügig setzen. Nachschärfen ist leichter als Entschuldigen.
3. Zwei Werktage Vorlauf.
4. Link in die E-Mail-Signatur und ins Google-Unternehmensprofil – dort suchen Ihre Kunden zuerst.
5. Nach vier Wochen nachsehen: Welche Zeiten wurden gebucht? Hat der Puffer gereicht? Erst dann weitere Terminarten anlegen.

Der zweite Punkt ist der wichtigste. Der häufigste Grund, warum Betriebe eine Buchungsseite wieder abschalten, ist ein zu knapper Puffer im ersten Monat – und die Erfahrung, gehetzt bei einem Kunden anzukommen.